如何成功的策划一场广州外汇活动（线下活动版）

一、从活动策划到执行的细节整理

Check List ：

● 定下时间
● 确定预算
● 确定场地
●主持人和演讲者
● 报名渠道
● 发布通知
● 活动通知格式
● 现场人员名单
● 物料清单
● 现场时间表
● 拍照注意
● 礼物
● PPT

①定下时间：

跟议论文一样，时间地点人物时间。定下时间，选择地点，预估人数，开始筛选和谈场地。

考虑参加者时间、同行是否在当天举办时间、公共节假日时间、场地是否有空…… 综合上面之后，确定时间。确定活动时间为半天，还是一天，甚至更长。

②确定预算：

跟老板谈谈，跟同事问问，若有免费资源，一定用上。

比如免费赞助食物，免费提供场地，免费赞助小礼物等等。这样同样的money能做更多事情。

讨论一次后，也就知道哪些是不能省略的钱，哪些可以灵活。

是否开发票，发票是否另外加7%税点，是否要定金，现场支付还是提前付款等，提前问。

③确定场地：

是否能帮你收快递，现场Wifi，麦克风，投影能不能用。现场吵不吵?电源插座够不够?

空调能用不?能不能放你们的海报、易拉宝?

场地放是否提供免费食物?他们是否有人协助你们?还是只有场地，你们自己搞定其他的。

从正门开始，是否能有指示牌?避免你的用户找不到?

场地是否很有名?人流量是否很大，是否会有该场地游客加入你们活动。

该场地是否有微信、微博等等，是否愿意替你们宣传推广活动，这个可以带来更多流量。

场地负责人的微信、手机号码是?

若不能自己前去看场地，请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。

现场也知道东西怎么放最合适了。

④主持人和演讲者：

他们是否有不靠谱前科?会不会准时到达?

他们PPT在活动前检查一次，以防奇怪的事情发生。

他们用mac还是win，是否需要投影仪?

他们的微信或者微博账号是?这在活动宣传时候，需要@ 给他们。

主持人可以把演讲者社交账号读一次，加深了解，介绍时候跟亲切人文。

活动前向演讲者把所有PPT要到，演讲完毕放入分享，方便参加者获取。

⑤报名渠道：

可以用很多地方宣传推广，但是报名的link只能一个，（我们公司汇众资讯在2018年5月27号举办的“成都首届投资者高峰论坛”的大型展会活动，获得策划之前boss想获得更多投资者的意向，就多弄了一个问卷调查link，发布到各个平台上，直到5月27号在现场签到的那天，可把签到的人整懵逼了，好多投资者到现场是签到，然后说自己在网上不是报名了吗，怎么会签到失败呢？其实他并不是报名了，是填了一份问卷，所以当天就一直解释，还有很多投资者很不耐烦，说还要再去报一次名，整的最后就有点麻烦了，所以报名最好做一个link，如果想要投放问卷调查，其实可以让投资者到场以奖品诱惑让他们在现场填写。）

如果想参加外汇、金融线下活动，汇众资讯官网建议大家去看看：活动不仅多，质量还不错。

https://www.fxword.cn/index.php?m=content&c=index&a=lists&catid=17

报名渠道：笔者个人推荐用问卷星去登记和统计报名，因为里面有个签到的功能可以配合报名一起用，这样到现场执行的那天就可以打印很多二维码，让人直接扫码签到就比较方便。

⑥发布通知：

同上，场地是否可以通知，是否在场地上有指示的标志?

是否还有友情渠道可以通知?

自家那些渠道可以通知?

包括但不限于：短信、邮件、微信、微博、官网、博客、其他同行媒体、线下地推……

通知时间(示例)：2018年6月29日上午9：00—下午18：00

地图搜索有数据过期概率，请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图，告知最近地铁口，比如：B口出，左拐，看到XX大厦，楼下即是

若需要公交换乘，请详细标注，并指示问路电话。

报名成功后通知一次，活动前3天再通知一次。

另外，活动通知发出后，给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下，能带来不少人流。

微信、微博发送，然后戳link直接报名。可以用问卷网收集数据。

问卷星、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活动发布都不错。

另外，书是死的，世界是变化的。现场一定要灵活使用。

比如市场调查类的活动，就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人数实在不够，再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加，而不是一堆无关人员，甚至是竞争对手跑来参加。

⑦活动通知格式：

按照标准方式去写，时间地点人物事件。

让人30秒内能判断，这个活动是否值得参加。

不要太文艺腔，过度联想美化。

时间表，地点，演讲内容简介等等干货放前面，送奖品礼物的挨着放。

用自己语言多描述一下演讲者，只写XX公司XX职位，容易让职务普通人，失去关注度。

而且牛叉公司牛叉职务，可能让人以为言辞无趣讲套话，而不来参加。

用心写语言，能吸引到不同的受众。

“想知道金融界投资明星对2018年投资机会的预判和探讨吗？”

“想知道成都楼市投资机会淡去之后下一热点在哪吗？”

⑧现场人员：

确定那些是必须提前来的人。提前1小时到达。

准备物料，检查细节，准备签到物质，跟场地方沟通。

如果现场提供食物，提前1小时点餐，现场人到达后直接开始使用食物，避免等待浪费时间。

明确分工，虽然可以互相照应，有明确分工，更能检查。

拍照的，实时微信群互动的，发布朋友圈公司人转发，微博更新的，签到的，发礼物的，传递话筒的……

⑨物料清单：

常见物料有：海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、线下签到二维码、易拉宝、零食、摄影仪、相机……

不少物料需要提前快递到场地，需要场地方签收。

有些需要提前张贴，比如海报。

⑩现场时间表：

不要拖时间，有些场地有下一场活动，延时会耽误另一个人。

有些场地按照时间计算，延时需要另外计费。

另外，延时会导致用户提前离开，效果也不好。

严格按照时间表来，若调整，再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。

并在最后5分钟、1分钟，倒计时提醒。

⑪拍照注意：

拍到现场活动标志。

拍到演讲者和PPT。

拍到提问者。

拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。

尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅，可以拍一起在横幅或者海报下合影。

拍一些花絮和小场景特写。

这些后期写活动总结和新闻时候能用到。

⑫礼物：

带走的礼物我重点推荐：贴纸，t恤。

现场互动的小礼物，我推荐书籍和零食。

礼物不仅仅是用来沟通感情，重点是广告和传播效果。

如果能把你的标志贴在电脑上，带到各个地方，这个传播效果有多好。

我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac上。

那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机，也仔细看了很久。

千万别在丑购物袋上印刷 XXX公司。

要有特色，希望那些爱自拍爱炫耀的网络控，能带回去，能传播，能给别人看。

最好是贴纸、t恤，这个定制不贵，而且传播效应好。

其次是帽子、杯子，这能用很久。

再次是手环、明信片等等，这个大部分情况下都会被丢弃，就现场图个意思。

无论选那种，请一定要好看。不好看只会被当睡衣用，或者直接丢掉。

另外对其他公司赞助的礼物，不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品，卖不掉的东西之类。笔啦，电吹风啦，充电器啦，U盘，圆珠笔之类。

当然有比没有好，能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励，挺让人高兴的。

好看玩偶非常有传播效果，但是也比较昂贵，一个好玩偶可能需要100左右成本。

即使是糖胶小人，好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小，不如给大大礼物比较有效果。

小零食，巧克力，棉花糖也不错，如果有人提问，给他们区域撒零食。

其他风车啦，气球啦，风筝，勺子啦，包括洗洁精等等，都行。有礼物比没有好。图个意思。

如果事先没有熟悉靠谱的商家，请一定不要去定制，你无法控制质量。

⑬PPT：

记得尽量带上自己组织标志，开头和结束有大标志，结束页面有联络方式。

尽量转PDF，方便会后分享。

不要用XX公司业务介绍，那个格式PPT，太没诚意。